Gdy chcemy podjąć zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, będziemy musieli wypełnić kilka niezbędnych dokumentów. Jednym z ważniejszych dokumentów, oprócz umowy o pracę, jest kwestionariusz osobowy. Na etapie rekrutacji mamy do wypełnienia kwestionariusz osobowy dla kandydata, natomiast jako już pracownicy uzupełniamy kwestionariusz osobowy dla pracownika. Sprawdźmy więc, co zawiera tenże dokument.

Czym jest kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy to druk, który najczęściej jest wypełniany dwukrotnie. Przed rozpoczęciem pracy jesteśmy kandydatami na dane stanowisko. Wypełniamy wtedy druk określany jako kwestionariusz osobowy dla kandydata – zawiera on podstawowe dane osobowe kandydata. Jeżeli jesteśmy już zatrudnieni w wybranej firmie, najczęściej pierwszego dnia naszego zatrudnienia musimy wypełnić kwestionariusz osobowy dla pracownika – dokument jest obligatoryjny i przechowywany w aktach osobowych pracownika.

W jakim celu go wypełniamy?

Kwestionariusz osobowy dla pracownika jest wypełniany przez wszystkich pracowników, czyli osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę. Pracodawcy muszą pozyskać dane osobowe, które są im niezbędne podczas trwania stosunku pracy. Warto przy tym pamiętać, że dane, o które proszą pracodawcy, nie są przetwarzane w celu zaspokojenia własnej ciekawości. Zakres danych, których pracodawca może wymagać, został uregulowany w obowiązujących przepisach prawnych. Zatem pracownik musi podać pracodawcy swoje dane, aby móc w pełni korzystać z uprawnień pracowniczych.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika – co może zawierać?

Tak jak już zostało wspomniane powyżej, zakres danych, które podajemy potencjonalnemu pracodawcy, a następnie już pracodawcy jest szczegółowo określony. Lista danych, o które pracodawca może prosić, została wykazana w art. 221 Kodeksu pracy. Po roku 2018, czyli po wejściu przepisów dotyczących RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), art. 221 został zmodyfikowany. W obecnym brzmieniu pracownik, wypełniając kwestionariusz osobowy dla pracownika, powinien podać:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika,
  • numeru PESEL.

Dodatkowo pamiętajmy, oprócz powyższych danych, pracodawca może żądać podania innych, dodatkowych danych osobowych niż wymienione w liście powyżej, w przypadku gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Jednak i tutaj pracodawcy nie mają bezwzględnej swobody. Jak zostało podkreślone, oznacza to, że pracodawca przetwarza dodatkowe dane osobowe pracownika, tylko w przypadku gdy prawo wymaga ich żądania przez pracodawcę bądź gdy istnieje obowiązek ich udostępnienie przez kandydata lub pracownika. Przykładowo mowa tutaj o numerze rachunku bankowego, gdy pracownik nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce, zaświadczenie o niekaralności przy zatrudnieniu w urzędach, prawo jazdy przy zatrudnieniu kierowców. Interesujesz się prawem pracy? Sprawdź poradnik „Karta urlopowa – co to jest?”

Jak widać, dane osobowe, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę, jest dość długa. Warto przy tym wspomnieć, że pracodawca nie może jednak żądać od nas podania wszystkich naszych danych. Zabronione jest więc pytanie o religię, status cywilny czy poglądy polityczne.